Değerli
Okurlarım,
Bugün
iş hayatı ve iş seyahatleri ile ilgili pratik tavsiyeler
konuşacağız. Burda yazdıklarım okullarda anlatılmaz, iş hayatı
içinde yaparak zamanla öğrenirsiniz. Hepsi doğru olmayabilir.
Bir
başka şehirde bir iş, satış, ortaklık, işbirliği toplantınız
var ise, sakın aynı gün içinde gidip, aynı gün geri dönmeyi
planlamayın. Aynı gün içinde gidip dönerseniz bu durum karşı
taraf için şu anlamlara gelir. Şirketiniz sizin basit otel
masrafınızı ödeyemeyecek derecede finansal olarak zor durumdadır.
Siz yeni işe girmiş, yetkisiz, önemsiz bir elemansınız. Bize
yeteri zamanı vermediğinize göre bizi önemsemiyorsunuz.
Bir
gün öncesinden o şehre/ ülkeye gidin, toplantı yerine yakın
düzgün temiz makul fiyatlı bir otelde kalın, seyahat
masraflarınızı makul ölçekte tutun, gece sakın alemlere
akmayın, akşam alkol almayın, akşam erken yatın, sabah erken
kalkın, iyi sağlam bir kahvaltı yapın.
Temiz
ve ciddi giyinin, fabrika ve şantiye için spor giyinebilirsiniz,
ancak şehiriçi ofis toplantılarında koyu renk takım elbise,
hanımlar için tayyör, erkekler için kravat şarttır.
Mümkünse
yürüyerek veya en kolay ulaşım aracı ile ve en az 15-dakika
öncesinden toplantı yerinde bulunun. Tercihan sabah saat 10:00
toplantısını isteyin. Gün uzun, konuya öğleden sonra devam
edebilirsiniz. Öğleden sonra saat 14:00 başlarsanız detay
konuşmak için zaman kalmaz. 16:00dan sonra yapılan toplantılar
çabuk biter verimli olmaz.
Seyahat,
karşınızdaki şirketi, kurumu tanımanız için iyi bir fırsattır.
Tecrübeli güvenilir midir? Verdiğiniz işi zamanında
bitirebilirmi? Teslimatınızın parasını zamanında ödermi?
Çalışanlarına tavrı nasıl? İş ortamı nasıl? Eski, oturmuş
ciddi bir müessesemi? Yoksa aşırı risk alan şans eseri hızlı
büyümüş yeni bir şirketmi?
Kapıdaki
güvenlikçinin size tavrından, çaycının suratından, çalışma
ortamının havasından, iş yoğunluğundan bütün bunları hemen
anlarsınız.
Girişteki
güvenlik sistemine bakın, modern zamanlarda kamu işyerlerinin,
büyükelçiliklerin giriş kapılarındaki sert güvenlik önlemleri
anlarım, ama özel şirketlerin daha abartılı, çoğu zaman
gereksiz 3-4 kademe güvenlik sistemlerini anlamakta zorluk
çekiyorum.
Bence
iyi bir işyeri açık ofis olmalı, çalışanlar kutucuklara
(cubicle) hapsedilmemeli, patronların çalışma odaları aşırı
büyük abartılı olmamalı, kritik yerler (giriş kapısı, kasa-
vezne) dışında insanlar kamera ile kontrol edilmemeli. Bunların
hepsi önemli göstergelerdir.
Toplantı
öncesi mutlaka tuvalete gidin, görüntünüzü kontrol edin,
saçınızı tarayın, ellerinizi mutlaka suyla iyi yıkayın.
Tokalaşırken elleriniz kirli, terli olmasın. Toplantıda sadece
basit şekersiz çay için. Çay yoksa kahve alabilirsiniz. Kuru
pasta sakın almayın, sonra elleriniz kirlenir, yemek yerken
konuşmanız bozulabilir.
Öğle
arasında tercihan işyeri lokantasında hafif bir işyeri yemeği
isteyin. Dışarıya çıkmayın. Uzun öğle yemeklerinden kaçın,
davet durumunda akşam yemeğini kısa tutun. Yemekte spor, edebiyat,
müzik, şarap, opera, rock konuşun. Dini ve politik konulara sakın
girmeyin.
Toplantıya
(panele, konferansa) sakın geç kalmayın. Kafanız rahat ve sağlam
olsun. Evinden sabah yola çıkanlar doğru yapmıyorlar. Sabah
trafik stresi, uçak stresi, indikten sonra toplantı yerine varma
stresi, dönüş uçağına yetişme stresi, işi düzgün yapmanızı
engeller.
Toplantı
öncesi mutlaka taslak bir gündem üstünde anlaşın, yabancılarla
görüşecekseniz özgeçmişinizi gönderin, onlardan toplantıya
katılacak olanların özgeçmişlerini isteyin.
Karşı
taraf hakkında bilgi toplayın, internet web sayfalarını dikkatle
inceleyin, organizasyon yapısını öğrenin, yaptıkları işler
hakkında önceden bilgi sahibi olun.
Yanınızda
yeteri kadar, şirketinizin tanıtım dökümanı, tanıtım CD'si,
kartvizit bulunsun. Çok gerekmedikçe yanınıza laptop dizüstü
bilgisayar almayın. Varsa bile sakın toplantı süresince
gerekmedikçe açmayın. Cep telefonunuzu kapatın veya en azından
sessize getirin.
Sunum
yapacaksanız, sunumu USB hafıza çubuğuna alın, onların
PC'lerinden sunum yapın, ve sunumu pdf olarak masaüstünde bırakın.
Bırakamayacağınız saklı gizli bilgiler içeren bir sunumu hiç
yanınızda getirmeyin, yapmayın.
Sakın
hediye vermeyin. Yanlış anlaşılır. Teklifinizin değerini
düşürür. Götürdüğünüz dökümanlar, Demo CD'ler hediye
sayılır. Onlar eğer toplantı sonunda size hediye verirlerse,
karşı hediye vermek için acele etmeyin. Onlar sizi ziyaret
ettiklerinde eşdeğer bir hediye verin. Bu hediye, teknik konuda
veya Türkiye hakkında, İzmir- Istanbul- Kapadokya hakkında bir
yeni kitap olabilir. UzakDoğulular iyi kalite çay hediye verirler.
Sakın
masanın karşı tarafıyla teke tek iletişime geçmeyin, sakın
samimi olmayın, kişisel detaylar vermeyin, anlamadıkları bir
dilde konuşmayın. Herşeyi basit kelimelerle konuşarak anlatın,
sakın herhangi bir el işareti yapmayın. Türkiye'de “çok iyi”
anlamında kullandığınız bir el işareti, başka bir ülkede “çok
kötü” hatta “müstehcen” anlam ifade edebilir.
Gündem
dışına çıkmayın. Yeni taleplere derhal cevap vermeyin, bir
sonraki toplantıya bırakın veya yazılı cevap vereceğinizi
bildirin. Toplantının süresini karşıya bırakın, siz geldiniz,
onlar için onca yol yaptınız, bırakın toplantıyı onlar
bitirsin, ev sahibiniz istediği kadar toplantıyı sürdürsün.
Dönüş
gün-saatinizi sakın, masanın karşı tarafına söylemeyin,
özellikle yurtdışında karşı taraf (Alman- Japon- ABD) sizin ne
zaman döneceğinizi toplantı başında hemen bilmek ister,
öğrendikten sonra herşeyi ağırdan alır, toplantılara girmez,
isteklerini son saate sıkıştırır, sizi kabul etmeyeceğiniz
şartlara zorlar.
Rahat
olun, gerekirse Cumartesi, Pazar günü de kalıp onlar için
çalışacağınızı söyleyin. Hiçbiri Cumartesi, Pazar gününden
fedakarlık yapmak istemez. Cuma akşamüstü, tatil öncesi herşeyi
bağlarsınız.
Günübirlik
gidip – dönmek acemilik belirtisidir, tecrübeli bir iş insanı
kendisine zaman tanır. Kısa mesafe 2-3 saatlik uçuşlar çok
önemli değildir. Ama uzun mesafe, Okyanus ötesi- veya kıtalar
ötesi gidecekseniz, “Business-class” uçak bileti isteyin,
alamayan şirkette daha fazla durmayın, orda çalışmayın, onlar
için değmez.
Yabancı
bir ülkeye gittiğinizde pasaport kontrolünden geçerken ciddi
olun. Şaka yapmayın, gülmeyin, sorulan sorular ne kadar anlamsız
olursa olsun doğru, kısa, mantıklı ve sakin cevap verin. Pasaport
polisi önünde cep telefonunuzla sakın konuşmayın.
Kalacağınız
yer ve dönüş gününüzü önceden belirleyin. Yanınızda ne
kadar nakit para var? Neden geldiniz? Bunlar mutlaka sorulacaktır.
“Parkta
yatacağım, dönüş günüm belirsiz”, derseniz 1-2 saat enterne
edilirsiniz veya geldiğiniz uçakla geri gönderilebilirsiniz.
Ne
kadar ünlü, zengin, önemli olduğunuzun, yabancı bir ülkede,
başka bir ülkenin pasaport polisi önünde, hiçbir önemi yoktur.
Sizi ülkelerine kabul etmek zorunda değiller.
Sizden
istenen kurallara uyun, sorulara net cevap verin, ve işiniz bitince
ülkenize geri dönün.
Toplantılarınız,
işiniz bittikten sonra artık orda, o şehirde, o ülkede fazla
kalmayın. THY erken uçuş imkanı sağlıyor, rica edin, sizi erken
uçak ile evinize göndersinler.
Gezecekseniz,
kendi paranızla başka zaman gezin. Dönüş süresinde yaptığınız
görüşme ile ilgili toplantı tutanağını basit notlar halinde
kağıda yazın. Laptop ile yolda uğraşmayın.
Gece
otomobil seyahati sakın yapmayın. Yurtdışında otomobil sakın
kullanmayın, her yerin başka trafik kuralları vardır, Türkiye'nin
kuralları ile Almanya'da, Amerika'da otomobil kullanamazsınız,
devamlı ceza yersiniz.
Bizdeki
sert, aceleci, uyanık kullanım şekli Amerika'da size çok pahalıya
mal olur.
Onların
kavşak protokolü, otoyol şerit değiştirme kuralları, park
kuralları, azami hız sınırlarına uyum bizden farklıdır. Makas
atamazsınız. Şerit değiştiremezsiniz. Hız yapamazsınız.
Trafik polisinin ceza yetkisi çok büyüktür.
Kuralsız
ülkeler vardır, oralarda zaten araba sürmek bizler için
imkansızdır.
Siz
toplu taşıma araçları kullanın, taksi kullanın. Risk almayın.
Eve
döndükten sonra çok gerekmedikçe ertesi gün işe gitmeyin.
Burda
yazdıklarımın mutlak doğru olduğunu söylemiyorum. Bunların
hepsi kişisel tercihtir. Zaman içinde oluşmuştur. Sizin tarzınız
farklı olabilir. Kendi seyahat tecrübelerinizi tavsiyelerinizi bana
yazarsanız, çok memnun olurum.
Hepinize
güzel bir hafta dilerim. En
derin selam ve saygılarımla.
HalukDireskeneli
at gmail dot com, Prinkipo, Istanbul
Haluk
Direskeneli, ODTÜ Makina Mühendisliği 1973 mezunu olup,
mezuniyetinden itibaren, kamu, özel sektör ve ABD – Türk yabancı
ortaklıklarda (B&W, CSWI, AEP, Entergy) ağırlıklı olarak
termik santral temel/ detay tasarım, imalat, pazarlama, teklif,
satış ve proje yönetimi konularında çalışmış, bugüne kadar
termik santral tasarım yazılımları konusunda yerli piyasaya,
mühendislik firmalarına, yatırımcılara ve üniversitelere
danışmanlık vermiştir. MMO ve ODTÜ Mezunları Derneği Enerji
komisyonları üyesidir.
2013-05-15