Santral yatırımı için başka bir ülkeye veya şehire iş seyahatine giderken, neler yapmalı? Neler yapmamalı?

Değerli Okurlarım,

Bugün iş hayatı ve iş seyahatleri ile ilgili pratik tavsiyeler konuşacağız. Burda yazdıklarım okullarda anlatılmaz, iş hayatı içinde yaparak zamanla öğrenirsiniz. Hepsi doğru olmayabilir.

Bir başka şehirde bir iş, satış, ortaklık, işbirliği toplantınız var ise, sakın aynı gün içinde gidip, aynı gün geri dönmeyi planlamayın. Aynı gün içinde gidip dönerseniz bu durum karşı taraf için şu anlamlara gelir. Şirketiniz sizin basit otel masrafınızı ödeyemeyecek derecede finansal olarak zor durumdadır. Siz yeni işe girmiş, yetkisiz, önemsiz bir elemansınız. Bize yeteri zamanı vermediğinize göre bizi önemsemiyorsunuz.

Bir gün öncesinden o şehre/ ülkeye gidin, toplantı yerine yakın düzgün temiz makul fiyatlı bir otelde kalın, seyahat masraflarınızı makul ölçekte tutun, gece sakın alemlere akmayın, akşam alkol almayın, akşam erken yatın, sabah erken kalkın, iyi sağlam bir kahvaltı yapın.

Temiz ve ciddi giyinin, fabrika ve şantiye için spor giyinebilirsiniz, ancak şehiriçi ofis toplantılarında koyu renk takım elbise, hanımlar için tayyör, erkekler için kravat şarttır.

Mümkünse yürüyerek veya en kolay ulaşım aracı ile ve en az 15-dakika öncesinden toplantı yerinde bulunun. Tercihan sabah saat 10:00 toplantısını isteyin. Gün uzun, konuya öğleden sonra devam edebilirsiniz. Öğleden sonra saat 14:00 başlarsanız detay konuşmak için zaman kalmaz. 16:00dan sonra yapılan toplantılar çabuk biter verimli olmaz.

Seyahat, karşınızdaki şirketi, kurumu tanımanız için iyi bir fırsattır. Tecrübeli güvenilir midir? Verdiğiniz işi zamanında bitirebilirmi? Teslimatınızın parasını zamanında ödermi? Çalışanlarına tavrı nasıl? İş ortamı nasıl? Eski, oturmuş ciddi bir müessesemi? Yoksa aşırı risk alan şans eseri hızlı büyümüş yeni bir şirketmi?

Kapıdaki güvenlikçinin size tavrından, çaycının suratından, çalışma ortamının havasından, iş yoğunluğundan bütün bunları hemen anlarsınız.

Girişteki güvenlik sistemine bakın, modern zamanlarda kamu işyerlerinin, büyükelçiliklerin giriş kapılarındaki sert güvenlik önlemleri anlarım, ama özel şirketlerin daha abartılı, çoğu zaman gereksiz 3-4 kademe güvenlik sistemlerini anlamakta zorluk çekiyorum.

Bence iyi bir işyeri açık ofis olmalı, çalışanlar kutucuklara (cubicle) hapsedilmemeli, patronların çalışma odaları aşırı büyük abartılı olmamalı, kritik yerler (giriş kapısı, kasa- vezne) dışında insanlar kamera ile kontrol edilmemeli. Bunların hepsi önemli göstergelerdir.

Toplantı öncesi mutlaka tuvalete gidin, görüntünüzü kontrol edin, saçınızı tarayın, ellerinizi mutlaka suyla iyi yıkayın. Tokalaşırken elleriniz kirli, terli olmasın. Toplantıda sadece basit şekersiz çay için. Çay yoksa kahve alabilirsiniz. Kuru pasta sakın almayın, sonra elleriniz kirlenir, yemek yerken konuşmanız bozulabilir.

Öğle arasında tercihan işyeri lokantasında hafif bir işyeri yemeği isteyin. Dışarıya çıkmayın. Uzun öğle yemeklerinden kaçın, davet durumunda akşam yemeğini kısa tutun. Yemekte spor, edebiyat, müzik, şarap, opera, rock konuşun. Dini ve politik konulara sakın girmeyin.

Toplantıya (panele, konferansa) sakın geç kalmayın. Kafanız rahat ve sağlam olsun. Evinden sabah yola çıkanlar doğru yapmıyorlar. Sabah trafik stresi, uçak stresi, indikten sonra toplantı yerine varma stresi, dönüş uçağına yetişme stresi, işi düzgün yapmanızı engeller.

Toplantı öncesi mutlaka taslak bir gündem üstünde anlaşın, yabancılarla görüşecekseniz özgeçmişinizi gönderin, onlardan toplantıya katılacak olanların özgeçmişlerini isteyin.

Karşı taraf hakkında bilgi toplayın, internet web sayfalarını dikkatle inceleyin, organizasyon yapısını öğrenin, yaptıkları işler hakkında önceden bilgi sahibi olun.

Yanınızda yeteri kadar, şirketinizin tanıtım dökümanı, tanıtım CD'si, kartvizit bulunsun. Çok gerekmedikçe yanınıza laptop dizüstü bilgisayar almayın. Varsa bile sakın toplantı süresince gerekmedikçe açmayın. Cep telefonunuzu kapatın veya en azından sessize getirin.

Sunum yapacaksanız, sunumu USB hafıza çubuğuna alın, onların PC'lerinden sunum yapın, ve sunumu pdf olarak masaüstünde bırakın. Bırakamayacağınız saklı gizli bilgiler içeren bir sunumu hiç yanınızda getirmeyin, yapmayın.

Sakın hediye vermeyin. Yanlış anlaşılır. Teklifinizin değerini düşürür. Götürdüğünüz dökümanlar, Demo CD'ler hediye sayılır. Onlar eğer toplantı sonunda size hediye verirlerse, karşı hediye vermek için acele etmeyin. Onlar sizi ziyaret ettiklerinde eşdeğer bir hediye verin. Bu hediye, teknik konuda veya Türkiye hakkında, İzmir- Istanbul- Kapadokya hakkında bir yeni kitap olabilir. UzakDoğulular iyi kalite çay hediye verirler.

Sakın masanın karşı tarafıyla teke tek iletişime geçmeyin, sakın samimi olmayın, kişisel detaylar vermeyin, anlamadıkları bir dilde konuşmayın. Herşeyi basit kelimelerle konuşarak anlatın, sakın herhangi bir el işareti yapmayın. Türkiye'de “çok iyi” anlamında kullandığınız bir el işareti, başka bir ülkede “çok kötü” hatta “müstehcen” anlam ifade edebilir.

Gündem dışına çıkmayın. Yeni taleplere derhal cevap vermeyin, bir sonraki toplantıya bırakın veya yazılı cevap vereceğinizi bildirin. Toplantının süresini karşıya bırakın, siz geldiniz, onlar için onca yol yaptınız, bırakın toplantıyı onlar bitirsin, ev sahibiniz istediği kadar toplantıyı sürdürsün.

Dönüş gün-saatinizi sakın, masanın karşı tarafına söylemeyin, özellikle yurtdışında karşı taraf (Alman- Japon- ABD) sizin ne zaman döneceğinizi toplantı başında hemen bilmek ister, öğrendikten sonra herşeyi ağırdan alır, toplantılara girmez, isteklerini son saate sıkıştırır, sizi kabul etmeyeceğiniz şartlara zorlar.

Rahat olun, gerekirse Cumartesi, Pazar günü de kalıp onlar için çalışacağınızı söyleyin. Hiçbiri Cumartesi, Pazar gününden fedakarlık yapmak istemez. Cuma akşamüstü, tatil öncesi herşeyi bağlarsınız.

Günübirlik gidip – dönmek acemilik belirtisidir, tecrübeli bir iş insanı kendisine zaman tanır. Kısa mesafe 2-3 saatlik uçuşlar çok önemli değildir. Ama uzun mesafe, Okyanus ötesi- veya kıtalar ötesi gidecekseniz, “Business-class” uçak bileti isteyin, alamayan şirkette daha fazla durmayın, orda çalışmayın, onlar için değmez.

Yabancı bir ülkeye gittiğinizde pasaport kontrolünden geçerken ciddi olun. Şaka yapmayın, gülmeyin, sorulan sorular ne kadar anlamsız olursa olsun doğru, kısa, mantıklı ve sakin cevap verin. Pasaport polisi önünde cep telefonunuzla sakın konuşmayın.

Kalacağınız yer ve dönüş gününüzü önceden belirleyin. Yanınızda ne kadar nakit para var? Neden geldiniz? Bunlar mutlaka sorulacaktır.

“Parkta yatacağım, dönüş günüm belirsiz”, derseniz 1-2 saat enterne edilirsiniz veya geldiğiniz uçakla geri gönderilebilirsiniz.

Ne kadar ünlü, zengin, önemli olduğunuzun, yabancı bir ülkede, başka bir ülkenin pasaport polisi önünde, hiçbir önemi yoktur. Sizi ülkelerine kabul etmek zorunda değiller.

Sizden istenen kurallara uyun, sorulara net cevap verin, ve işiniz bitince ülkenize geri dönün.

Toplantılarınız, işiniz bittikten sonra artık orda, o şehirde, o ülkede fazla kalmayın. THY erken uçuş imkanı sağlıyor, rica edin, sizi erken uçak ile evinize göndersinler.

Gezecekseniz, kendi paranızla başka zaman gezin. Dönüş süresinde yaptığınız görüşme ile ilgili toplantı tutanağını basit notlar halinde kağıda yazın. Laptop ile yolda uğraşmayın.

Gece otomobil seyahati sakın yapmayın. Yurtdışında otomobil sakın kullanmayın, her yerin başka trafik kuralları vardır, Türkiye'nin kuralları ile Almanya'da, Amerika'da otomobil kullanamazsınız, devamlı ceza yersiniz.

Bizdeki sert, aceleci, uyanık kullanım şekli Amerika'da size çok pahalıya mal olur.

Onların kavşak protokolü, otoyol şerit değiştirme kuralları, park kuralları, azami hız sınırlarına uyum bizden farklıdır. Makas atamazsınız. Şerit değiştiremezsiniz. Hız yapamazsınız. Trafik polisinin ceza yetkisi çok büyüktür.

Kuralsız ülkeler vardır, oralarda zaten araba sürmek bizler için imkansızdır.

Siz toplu taşıma araçları kullanın, taksi kullanın. Risk almayın. Eve döndükten sonra çok gerekmedikçe ertesi gün işe gitmeyin.

Burda yazdıklarımın mutlak doğru olduğunu söylemiyorum. Bunların hepsi kişisel tercihtir. Zaman içinde oluşmuştur. Sizin tarzınız farklı olabilir. Kendi seyahat tecrübelerinizi tavsiyelerinizi bana yazarsanız, çok memnun olurum.

Hepinize güzel bir hafta dilerim. En derin selam ve saygılarımla.

HalukDireskeneli at gmail dot com, Prinkipo, Istanbul

Haluk Direskeneli, ODTÜ Makina Mühendisliği 1973 mezunu olup, mezuniyetinden itibaren, kamu, özel sektör ve ABD – Türk yabancı ortaklıklarda (B&W, CSWI, AEP, Entergy) ağırlıklı olarak termik santral temel/ detay tasarım, imalat, pazarlama, teklif, satış ve proje yönetimi konularında çalışmış, bugüne kadar termik santral tasarım yazılımları konusunda yerli piyasaya, mühendislik firmalarına, yatırımcılara ve üniversitelere danışmanlık vermiştir. MMO ve ODTÜ Mezunları Derneği Enerji komisyonları üyesidir.

Http://www.ekonomik-cozum.com.tr

2013-05-15